Aldipress

Aldipress

Opdrachtomschrijving

Aldipress was op zoek naar een partij die kon ondersteunen bij de invoering van een overkoepelend documentbeheersysteem op basis van SharePoint. Aldipress wilde efficiënter werken door de vindbaarheid van documenten te vergroten, processen te standaardiseren en deze te ondersteunen met SharePoint workflow.

Oplossing

Hollander Techniek heeft de bestaande SharePoint intranetomgeving zodanig doorontwikkeld dat er een volledig documentbeheersysteem is ontstaan. Door gebruik van managed meta- data zijn documenten snel te vinden. Hierdoor staat altijd de meest recente versie van een document op SharePoint. Dit scheelt veel heen en weer mailen, waarbij het onduidelijk is wat het meest recente document is.

Naast documentbeheer heeft Hollander Techniek voor de bestaande processen op het gebied van klantenservice, finance en HR een workflow op SharePoint gerealiseerd. Vanuit deze workflow worden taken uitgedeeld en wordt inzichtelijk wat er van een medewerker verwacht word. Daarbij is een gebruikerstraining gegeven waardoor alle medewerkers van Aldipress weten hoe zij SharePoint goed kunnen gebruiken.

Ook zijn er binnen SharePoint verschillende samenwerksites ingericht en wordt er een omgeving ingericht met alle documenten die behoren tot de verschillende onderliggende uitgevers en retailers.

Reactie van de opdrachtgever

Angelina van der Laan, projectleider van Aldipress vertelt; “Belangrijkste reden voor de invoering van SharePoint was om meer structuur krijgen in de sterk verouderde en vaak dubbele documenten, maar ook om de trend van het naar elkaar mailen van diverse versies te stoppen. Tevens is het gedaan om een eenduidig platform voor documentatie en informatievoorziening (intranet) te creëren.

Grootst behaalde voordeel is dat er nu veel minder grote documenten worden gemaild, dat we structuur hebben en altijd de actuele versie beschikbaar hebben. Het zoeken van de juiste documenten is nu verleden tijd.”

Neem contact op

Richard Vos 
Projectmanager Industrie
055-3681111 | 

Mail Richard Vos

Projectinfo

Opdrachtgever:

Aldipress

Doorlooptijd:

Maart 2013 tot heden

Locatie:

Utrecht

Segment:

Distributie en Trademarketing Retail

Deel deze pagina: